グループウェア（Groupware）

グループウェア（Groupware）とは、組織の中での情報共有や共同作業を助けるために、必要な機能をひとまとめにしたソフトウェアのことです。予定表や掲示板、申請の手続きなどが一つの画面から使えるようになっています。

現実世界に例えると、グループウェアは会社の中にある共用の事務スペースのようなものです。壁の予定表、回覧板、掲示板、会議室の予約表。それぞれ別の場所にあったものを、ひとところに集めたのがグループウェアです。

よく備わっている機能

予定表も掲示板も、それぞれ専用のサービスを使えば実現できます。グループウェアの価値は、社員の名簿や組織の構成が一つにまとまっていることにあります。人事異動を一度反映すれば、すべての機能に行き渡ります。

情報があちこちに散らばっていると、「あの連絡はメールだったか、掲示板だったか」と探す時間が積み重なります。置き場所を一つに決めることが、グループウェアを入れる大きな目的のひとつです。

仕組みを用意しても、予定を入れない人がいれば予定表は使い物になりません。全員が同じように使うという運用の取り決めがあって、初めて力を発揮します。導入時の説明と、定着するまでの働きかけが欠かせません。

ワークフローの機能は、押印を回していた申請書を、そのまま画面上の手続きに移せます。誰のところで止まっているのかが分かるため、書類が机の上に埋もれるといった事態も避けられます。

かつては自社にサーバーを置く形が一般的でしたが、現在は事業者のクラウドを利用する形が主流です。社外からも使えるため、在宅勤務や外出先からの確認にも対応しやすくなっています。

機能の多さだけで選ぶと、使いこなせないまま終わることがあります。実際に毎日触る人にとって分かりやすいか、既に使っているメールや会計の仕組みとつながるかという観点で見比べるとよいでしょう。

近年はビジネスチャットを使う組織が増え、役割が重なる部分も出てきました。チャットは流れていく会話に向き、グループウェアは後から探せる形で残す情報に向いています。どちらか一方に寄せるのではなく、性質に応じて置き場所を決めるのが現実的です。

誰でもすべてを見られる状態にすると、人事や経理に関わる情報まで行き渡ってしまいます。部署や役職に応じて、見える範囲を分けておく設定が欠かせません。導入時に決めておかないと、後から整理するのは手間がかかります。

使い続けるうちに、期限の過ぎた掲示や使われない資料が積み上がっていきます。探しても目当てのものが見つからない状態になると、次第に使われなくなります。定期的に整理する担当を決めておくと、長く役立ちます。