RPA（Robotic Process Automation）

RPA（アールピーエー／Robotic Process Automation）とは、パソコンの上で人が行っている決まりきった作業を、ソフトウェアに代行させる仕組みのことです。日本語では「ロボットによる業務自動化」と訳され、事務作業の負担を減らす手立てとして広く導入されています。

現実世界に例えると、RPAは手順書のとおりに正確に動く事務のアルバイトのようなものです。指示された手順は疲れずに何度でも繰り返しますが、書かれていない事態に出くわすと、そこで手が止まってしまいます。

ロボットといっても機械ではない

名前に「ロボット」とありますが、実体のある機械ではなく、パソコンの中で動くソフトウェアです。人が操作するのと同じように画面を開き、文字を入力し、ボタンを押していきます。

得意なことと苦手なこと

Excelのマクロとの違い

マクロが基本的にそのソフトの中だけで動くのに対し、RPAは複数のソフトをまたいで作業できます。業務システムから数字を取り出し、Excelにまとめ、メールで送るといった一連の流れを、ひと続きで任せられるのが大きな違いです。

代表的なツール

海外製ではUiPath、マイクロソフトのPower Automateなどが知られています。国産のWinActorのように、日本語の画面で扱えることを重視した製品もあり、導入する部署の事情に合わせて選ばれています。

画面の変更に弱い

RPAは画面上の位置や文字を手がかりに動くため、対象のシステムが更新されて画面の作りが変わると、途端に動かなくなることがあります。作って終わりではなく、動き続けているかを見守る体制が欠かせません。

「野良ロボット」という問題

作った担当者が異動や退職でいなくなり、誰も中身を把握していないまま動き続けるロボットは「野良ロボット」と呼ばれます。不具合が起きても直せる人がおらず、止めていいのかも分からない状態に陥ります。作成した内容を記録し、管理する部署を決めておくことが大切です。

小さく始めるのがこつ

いきなり大きな業務を任せようとすると、途中で行き詰まりやすくなります。手順がはっきりしていて、失敗しても影響の小さい作業から始め、慣れてから広げていくのが定石です。取りかかる前に業務そのものを見直すと、自動化する前に無くせる作業が見つかることもあります。

AIとの組み合わせ

RPAは決められた手順をこなすことは得意でも、書類を読み取って中身を判断することはできません。紙の請求書をAIの文字認識で読み取り、その結果をRPAがシステムへ入力するといった形で、互いの弱点を補う使い方が広がっています。

あわせて知っておきたい用語

• マクロ：
  ソフト内の操作をまとめて自動実行する仕組みです。
• DX（デジタルトランスフォーメーション）：
  デジタル技術で事業のあり方そのものを変える取り組みです。
• AI-OCR：
  AIを使って、紙の文字を高い精度で読み取る技術です。
• ワークフロー：
  申請や承認など、業務の流れを定めた仕組みです。